FESTUM SOFTWARE

Keskity siihen, missä olet paras

Etäkokoukset ovat tulleet jäädäkseen…vai ovatko?

Etäkokoukset

Viime vuoden alussa Covid-19 pandemia yllätti ja lamaannutti hetkessä lähes koko Suomen. Tuskinpa kukaan olisi vielä tuolloin uskonut, kuinka pitkään pandemia tulee kestämään ja rajoittamaan elämäämme monin eri tavoin.

Jatkuvat kokoontumisrajoitukset ovat vaikeuttaneet kokousjärjestelyitä ja muita tilaisuuksia sekä uudet virusmuunnokset ovat pitäneet ihmiset varpaillaan viime kevään kaltaisten rajoitusten sekä tartuntojen pelossa.

Isännöinnin saralla eletään kiireistä aikaa ja tilinpäätösten valmistelut sekä taloyhtiöiden hallitus- ja yhtiökokoukset on hoidettava pandemiasta johtuvista rajoituksista huolimatta.

Jatkuvasti tiukentuvat kokoontumisrajoitukset aiheuttavat kevääksi jälleen omat haasteensa. Viime vuoden tilanteeseen verraten, oikeusministeriön luonnos ei tänä vuonna sisällä laisinkaan sellaisia asunto-osakeyhtiöitä koskevia säädöksiä, jotka antaisivat jatkoaikaa yhtiökokousten järjestämisille. Jää nähtäväksi tuleeko tilanne vielä tältä osin muuttumaan. Mikäli viime hetken muutoksia ei tule, on yhtiökokoukset pidettävä lain määräämässä ajassa.

 

Etätyökalut muuttavat toimintatapoja

Covid-19 -pandemian aiheuttamien laajojen rajoitusten seurauksena useissa taloyhtiöissä otettiin viime vuonna huima digiloikka. Erityisesti tämä näkyi perinteisten taloyhtiökokousten muuttamisessa etäkokouksiksi sekä taloyhtiöiden asukkaille, osakkaille ja hallituksen jäsenille tarkoitettujen sähköisten palveluiden kasvaneessa tarpeessa.

Vallitseva tilanne on luonut markkinoille tarpeen kehittää uudenlaisia etäkokouspalveluita ja työkaluja. Uudenaikaiset työkalut mahdollistavat helppojen hybridi- ja etäkokousten pitämisen laillisesti ja sujuvasti. Lisäksi palveluiden integrointi isännöintijärjestelmiin mahdollistaa osakas- ja taloyhtiötietojen tuomisen isännöinnin järjestelmästä kokouspalveluiden käyttöön.

Hausvise-isännöintijärjestelmäämme on integroitu kumppanimme Neomeetin tarjoama etäkokouspalvelu, joka mahdollistaa Hausvisen käyttäjille hybridi- ja etäkokousten järjestämisen saumattomasti hyödyntäen Hausvisessa olevia taloyhtiötietoja. Mikäli haluat kuulla lisää integraation toiminnasta, niin ota meihin yhteyttä!

 

Monelle täysin uusi kokemus

Etäkokouksiin osallistuminen on varmasti monille täysin uusi tilanne ja varsinkin ensikertalaisille tilanne voi tuntua jännittävältä tai vaikealta. Siksi onkin tärkeää, että ennen kokousta isännöitsijä ohjeistaa hyvin osallistujat ja tarjoaa esim. mahdollisuuden osallistua harjoituskokoukseen.

Yhteyksien avaaminen sekä testaaminen hyvissä ajoin ennen varsinaisen kokouksen alkua sekä mahdollisuus saada teknistä tukea palvelun käytön aikana ovat omiaan rauhoittamaan kokemattomankin osallistujan mieltä.

Haasteita etäkokouksen pitämiselle saattaa aiheuttaa osakkaiden ikäjakauma. Koska kaikilla taloyhtiön osakkailla ei ole mahdollisuutta osallistua yhtiökokoukseen etäpalveluita käyttäen, on isännöitsijän pidettävä huolta siitä, että turvallinen kokousympäristö voidaan varmistaa myös paikan päällä osallistuville.

Niin tai näin, kevään tilinpäätös- ja kokousvalmistelut ovat varmasti hyvässä vauhdissa ja aika näyttää millä parhaiksi katsomillaan ja turvallisilla toimintatavoilla isännöitsijät tulevat kevään ”kokousrumban” järjestämään. Itse uskon, että uudenlaiset etäkokouspalvelut ovat tulleet jäädäkseen ja kuten sanonta kuuluu ”Harjoitus tekee mestarin” pätee varmasti myös tässäkin asiassa. 😊

 

Kirjoittaja: Teija Lounasaho

 

 

Festum Software Oy

Puh: 0207 909 700 
Email: info@festum.fi

Pori

Isolinnankatu 22 B
28100 PORI

Tampere

Pyhäjärvenkatu 5 B
33200 Tampere

Vantaa

Äyritie 8 E
01510 VANTAA

Tilaa kuukausittainen uutiskirje

Tiivistämme ajankohtaisimmat uutiset meiltä ja maailmalta.