FESTUM SOFTWARE

Keskity siihen, missä olet paras

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) tuli voimaan  toukokuussa —  Mitä sen jälkeen?

Keneltäkään on tuskin jäänyt huomaamatta, että EU:n uusi tietosuoja-asetus tuli voimaan 25 toukokuuta. Huolestuttavaa on, että monissa yrityksissä ja organisaatioissa tietämys ja varautumistoimenpiteet ovat pahasti kesken.

GDPR tuo henkilötietojen käsittelyyn paljon uusia vaatimuksia, jotka on otettava huomioon yrityksen toiminnassa. Yrityksille, jotka eivät ota huomioon näitä vaatimuksia, voidaan asettaa merkittäviä taloudellisia sanktioita (jopa 4% edellisen vuoden liikevaihdosta). Tämä tarkoittaa, että yrityksissä GDPR-vaatimusten täyttämisen prioriteetti tulisi olla hyvinkin korkealla tasolla. Mitä siis täytyisi tehdä, jotta GDPR-vaatimustenmukaisuus on huomioitu, kun laki astuu voimaan?

Kysymys on tiedosta ja sen hallinnasta

Tietoa on kahden tyyppistä: mitä näet ja mitä et. Näitä ovat käytännössä asiakasrajapintasi (verkkosivusto, sähköposti, paperi jne.) ja tietojärjestelmäsi (ERP, CRM, tietokannat, arkistokaapit jne.).

Asiakasrajapintojen osalta tietojen käsittely, päivitys ja hallita on selkeämpää. Todennäköisesti käytössäsi on järjestelmät, joiden avulla kommunikoidaan ja sitoutetaan asiakkaita (kuten tilausten, toimeksiantojen tai muiden palveluiden käsittelyssä).

Mutta entäpä tiedot, joita et näe? Nyt jos koskaan on tärkeää löytää eri tietojärjestelmissä hajallaan oleva asiakastieto. Kuten useimmissa organisaatioissa, olemassa olevat järjestelmät voivat olla erillisiä ja eri elinkaaren vaiheessa olevia, jotkut jopa vuosikymmenen vanhoja.

Näiden molempien tietojen käsittelyyn sinun on luotava läpinäkyvä palvelurajapinta asiakkaalle, sisältäen informaation siitä, mitä GDPR:n mukaista tietoa asiakkaasta on olemassa, miten tietoja käytetään (ja suojataan) sekä helppokäyttöisen tiedon poistoprosessin. Lisäksi esitettävää tietoa on joissakin tapauksissa muokattava helpommin ymmärrettävään muotoon. Myös turvallisuuteen liittyen sinulla on oltava monikanavainen ilmoitusprosessi mahdollisen tietorikkomuksen tapahtuessa.

Paperi ja liitetiedostot

Vaikka tekniikka on vähentänyt paperin kulutusta vuosikymmenien aikana, paperin käyttöä edellyttävät prosessit ja vaatimustenmukaisuusmääritykset ovat edelleen olemassa. Tilaukset, laskut, sopimukset ja jopa asiakassuhteen päivittäminen sisältävät käytännöllisesti katsoen mahdottoman määrän erityyppisiä dokumentteja ja näiltä kerättävää dataa. Paras investointi tässä on koneälyä hyödyntävä monikanavaisen tiedon talteenotto järjestelmä, joka mahdollistaa myös GDPR:lle olennaisten dokumenttien käsittelyn.

 Ohjelmistorobotiikan mahdollisuudet

Ajattele ohjelmistorobottia työntekijänä, joka ei koskaan nuku, ei koskaan ota lomaa eikä tee virheitä. Robotti voi automaattisesti tarkastaa ja hallita asiakastietoja useissa sisäisissä ja ulkoisissa järjestelmissä. Jos tietojen keruu normaalisti vie työntekijältä puoli tuntia, robotti tekee sen kahdessa minuutissa. Tämä jos mikä parantaa merkittävästi tehokkuutta ja tarkkuutta.

Tietenkin ohjelmistorobotiikkaa voidaan käyttää myös monipuolisemmin kuin pelkästään tiedon keruussa, kuten esim. tietojen automatisoidussa ilmoittamisessa, vastaamassa asiakkaiden kyselyihin siitä, miten heidän tietojaan käytetään tai todistamassa sitä, että asiakkaan henkilötiedot on poistettu yritysjärjestelmästä.

 Liiketoimintahyötyjä?

GDPR-valmiuksia kehitettäessä mukaan kannattaa ottaa myös liiketoiminnan kehittämisen näkökulma. Automatisoitu tietojen kerääminen, integrointi, hallinta ja prosessointi ovat olennaisen tärkeää liiketoiminnan sujuvuuden kannalta. Sisäisten prosessien kehittämisen lisäksi nykyaikaiset työkalut tuovat uusia mahdollisuuksia kehittää kilpailustrategiaa nopeuteen, 24/7 tavoitettavuuteen, itsepalveluun tai vaikka asiakkaan toiminnan ennustamiseen liittyen. Ne yritykset, jotka tämän oivaltavat omassa liiketoiminnassaan, ovat myös tulevaisuuden menestyjiä.

Jorma Messo

liiketoimintajohtaja

Festum Software Oy

Puh: 0207 909 700 
Email: info@festum.fi

Pori

Isolinnankatu 22B
28100 PORI

Vantaa

Äyritie 8 E
01510 VANTAA

Tilaa kuukausittainen uutiskirje

Tiivistämme ajankohtaisimmat uutiset meiltä ja maailmalta.