Kolme tärkeintä syytä sille, miksi valitsimme RPA-työkaluksemme Kofaxin

Robotiikkaa käyttöönotettaessa onnistuminen lähtee liikkeelle strategiasta, motivaatiosta, riittävistä resursseista, osaamisesta sekä tekniikasta. Oikea teknologia helpottaa osaltaan liikkeellelähtöä ja mahdollistaa automaation käytön laajentamisen. Ohessa kolme teknistä syytä sille, miksi me Festumilla valitsimme Kofax RPA:n teknologian.

1. Älykkyys

Tätä ensimmäistä syytä pitänee ehkä hieman avata. Robotiikan idea on automatisoida prosesseja, joten ihastuimme ajatukseen, että myös robottien toteutuksessa hyödynnettäisiin automaatiota. Jotta hyödyt konkretisoituvat nopeasti, tavoitteeksemme tulikin, että robottien teon pitää olla tehokasta ja nopeaa.

Tästä kolme esimerkkiä:

A) Robotiikan avulla prosesseja voidaan automatisoida koodaamalla (hidasta, virheherkkää), nauhoittamalla (nopeaa, hallitsematonta) tai opettamalla RPA-järjestelmää. Valitsemassamme Kofaxin RPA-järjestelmässä ohjelmisto tunnistaa automatisoitavan käyttöliittymän takana olevan logiikkakerroksen tai html-koodin ja luo varsinaisen robottikoodin automaattisesti. Koneen hoitaessa varsinaisen koodauksen ihminen luo käyttötapaukset ja mahdollisen täydentävän skriptauksen. Kynnys automatisoinnista laskee ja toteutuksen tehokkuus kasvaa huomattavasti. Voit lukea tästä linkistä tarkemmin, miten malli yksinkertaisemmillaan toimii.

B) Pinta-automaatio (esim. sovelluksen käyttö Citrixissä pelkän näkymän kautta) on yleisesti robotiikalle haasteellista: ikkunan sijainnin vaihtuessa, resoluution muuttuessa tai graafisia elementtejä käsiteltäessä robotti hajoaa helposti. Tässäkin erityisesti koneoppivuuden ja merkintunnistuksen hyödynnettävyys robotin luonnissa on merkityksellistä. Koneoppivuuden avulla voimme hahmottaa näytön sisältöä ja luoda elementtejä kuten esimerkiksi ryhmittelyjä, painikkeita ja alueita eri valintoja varten (hieman samantyyppisesti kuin ihminenkin asioita hahmottaa). Tekeminen nopeutuu ja samalla vikasietoisuus kasvaa huomattavasti.

C) Robotti on perinteisesti vahvimmillaan määrämuotoisen tiedon käsittelyssä. Halusimme kuitenkin, että robottimme pystyisi käsittelemään myös erityyppiset sähköpostit ja asiakirjat. Kofaxin sisäänrakennettu kognitiivisuus (CDA) toi meille tähän apuja. Osittain aiheyhteyksiin, sisältöön ja opastukseen perustuva oppiva älytunnistus poimii ja rakenteellistaa robotin tarvitsemat tiedot. Tämä osalta laajentaa RPA:n käytettävyyden kattamaan prosessit, joissa kommunikointi useiden eri asiakkaiden ja toimittajien kanssa on olennaista.

Robottien tekninen toteuttaminen on suhteellisen nopeaa (käytännössä muutamasta kymmenestä minuutista muutamaan viikkoon). Tämä osaltaan muuttaakin tapaamme tehdä työtä ja automatisoida erityyppisiä ja erikokoisia prosesseja.

2. Arkkitehtuuri

Kofaxin arkkitehtuuri poikkeaa huomattavasti yleisestä trendistä. Virtuaalityöasemiin perustuvien robottien lisäksi voimmekin toteuttaa robotteja myös robottipalvelimen muistiin sekä käyttäjien omille työasemille.

Palvelinpohjaisia robotteja voidaan käyttää sähköposteja, tietokantoja, taulukoita, rajapintoja tai vaikka PDF-tiedostoja käsiteltäessä. Virtuaalityöasemat ovat vahvimmillaan dynaamisissa web-sivustoissa, client-pohjaisissa sovelluksissa ja pinta-automaatiossa. Käyttäjää avustavat robotit siirtävät työvaiheita käyttäjältä robotille omalla työasemalla. Esimerkiksi uutta asiakasta perustettaessa käynnistetään robotti, joka käyttäjän työasemaa hyödyntäen tarkistaa luottotiedot, kerää tarkat yritystiedot ja luo asiakkuuden järjestelmään. Tämän ajon jälkeen työasema vapautetaan taas käyttäjän käyttöön.

Palvelinkeskeisyys mahdollistaa virtuaaliasemien vähentämisen ja sitä kautta pienentää osaltaan hallintoa ja kolmannen osapuolen lisenssikustannuksia. Arkkitehtuuri tuo myös mukanaan mahdollisuuden keskitettyyn integroitavuuteen esim. eri tekoälypalveluita käyttöönotettaessa tai vikasietoisuutta rakennettaessa.

3. Keskitetty hallinta

Alusta alkaen ajatuksenamme oli tarjota RPA:n avulla hyötyä. Tämä tapahtuu mahdollistamalla robotiikan mahdollisimman laaja käyttö. Kun kohteita on useita, pitää kokonaisuutta pystyä hallitsemaan keskitetysti. Lisäksi robottien käyttämien ohjelmistojen tai toimintatapojen päivittyessä muutosten pitää olla hallittavia. Kofaxissa mukana tuleva versiohallinta helpottaa teknistä hallintaa, Business intelligence -tyyppinen raportointi mahdollistaa kuormituksen, suorituskyvyn ja KPI-mittareiden (key performance indicator) seurannan sekä hallintakonsoli koko järjestelmän seurannan ja ohjauksen. Bonuksena keskitettävyys tuo mukanaan kustannustehokkaan lisenssikäytännön. Sen sijaan, että hankkisimme korvamerkittyjä lisenssejä, samanaikainen lisenssimalli tuottaa selkeitä eurosäästöjä lisenssihankinnoissa.

Lopuksi vielä merkittävimmät kolme teknistä haastetta matkan varrelta:

Kofax on suhteellisen uusi toimija RPA:n saralla. Positiivista kokemuksessamme oli Kofaxin moderni lähestymistapa aiheeseen, mutta puolestaan heikkouksina näemme  seuraavat kolme asiaa:

1.  Alkuvaiheen työasema-automaation heikkous. Onneksi tämä on korjaantunut ja myös työasema-automaatio toimii varsin mallikkaasti.

2.  Dokumentoinnin puutteet. Tämä on näkynyt erityisesti uusia versioita käyttöönotettaessa. Onneksi tämäkin puoli on parantunut ajan kuluessa huomattavasti.

3.  Itsepalvelurobottien yksinkertaisuus. Itsepalvelurobotti osaa kysyä käyttäjältä esim. asiakasnumeron ja tilausnumeron, mutta interaktiivinen kommunikointi edellyttää erikseen hankittavan workflown -osuuden hankinnan.