FESTUM SOFTWARE

Keskity siihen, missä olet paras

Mitä on älykäs automaatio?

Älykkäällä automatiolla (Intelligent Automation – IA) tarkoitetaan toimintamallia, jossa liiketoimintaprosesseja automatisoidaan jakamalla työtä mahdollisimman saumattomasti ihmisten ja koneiden välillä. Ajatuksena on automatisoida mahdollisimman monta tehtävää mahdollisimman tehokkaasti. Työkaluina tässä hyödynnetään distruptiivisia eli perinteisiä toimintatapoja haastavia tekniikoita, kuten esimerkiksi ohjelmistorobotiikkaa, koneoppimista ja joustavaa työnkulkua. Tässä uudentyyppisessä toiminnan automatisoinnissa ei kyse ole pelkästä tekniikasta, vaan olennaista on myös uudelleen suunnitella prosessimme ja tapamme tehdä työtä.

Mitä on älykäs automaatio

Älykkään automaation avulla yhdistetään ihmisen ja koneen tekemä työ toisiinsa, molempien erityisvahvuuksia hyödyntäen.

 

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä

Käytössä olevissa toiminnanohjausjärjestelmissä on usein omat haasteensa: älykkyys tulee käyttäjästä, robotiikan joustavuus puuttuu, integroitavuus ja muutosten toteutus on kallista sekä järjestelmien käytön rajautuessa yritysten sisäiseen käyttöön syntyy turhia pullonkauloja. Näihin ongelmiin järjestelmän päivittäminen tai vaihtaminen ei useinkaan tuo helpotusta, vaan pahimmassa tapauksessa muutos tuo mukanaan liiketoimintariskejä ja korkeita kustannuksia.

Älykkään automaation päätavoite on nopeuttaa palvelua ja lisätä tuottavuutta joustavasti ja skaalautuvasti. Samalla se vähentää virheitä ja kustannuksia sekä ennen kaikkea säästää aikaa, jotta työntekijöillä on enemmän aikaa keskittyä palvelua parantavien, harkinnanvaraisten ja empatiaa vaativien asioiden hoitamiseen.

Eli kysymys on yhtä lailla tulevaisuuden työtavoista kuin myös velanmaksusta. Työn velka syntyy, kun ei ole mahdollisuutta, aikaa tai kykyä suunnitella ja ajanmukaistaa työn tekemistä kestävällä tavalla. Tällä velalla on suora (joskin käänteinen) yhteys laatuun ja tehokkuuteen: mitä suurempi velka, sitä heikompi laatu ja tehokkuus. Sen sijaan, että työtä tehdään kuten aina aikaisemminkin, ryhdytään velanmaksuun tekniikkaa hyödyntäen. Otetaan esimerkkitapaukseksi älykkään automaation tehostama tilauksen käsittely:

1.  Robotti poimii saapuneen tilauksen sähköpostista ja tunnistaa koneälyä hyödyntäen tilauksella olleet tilaustiedot.
2.  Robotti pyytää asiakkaalta tilauksesta puuttuvan tilausnumeron.
3.  Asiakkaan täydennettyä tilausnumeron robotti syöttää tiedot myyntijärjestelmään ja vahvistaa samalla toimitusajan asiakkaalle sekä informoi myyjää syntyneestä tilauksesta.

Perusjärjestelmät pysyvät samoina vain tekeminen uuden tekniikan ansiosta muuttuu ja nopeutuu.

Tässä esimerkissä robotille on helppo lisätä myös muita prosessia tukevia tehtäviä, kuten esimerkiksi katkottoman tilauskäsittelyn kannalta olennaisen luottolimiitin ennustamisen ja hallinnan tai omien ostojen optimoinnin toimittajien saldojen ja hinnoittelujen perusteella.

Malliesimerkissä jokaisella on roolinsa:

1. Ohjelmistorobotti hoitaa seurannan, rutiinit ja ilmoitukset.
2. Koneäly kerää tiedot tilausdokumentilta.
3. Asiakas täydentää puuttuvat tiedot itsepalveluna.
4. Myyjän vastuulle jää käyttää vuorovaikutustaitojaan neuvotteluissa asiakkaan kanssa sekä harkinnanvaraisuuttaan päätöksenteossa.

 

Automaation laajentaminen ja roolitus

Automatisoitavaa löytyy runsaasti joka yrityksestä, hyvä esimerkki voi olla myös uuden työntekijän saapuminen yritykseen:

Uuden työsopimuksen pohjalta tulleet tiedot pitää päivittää eri järjestelmiin, samalla uudelle työntekijälle pitää hankkia työpiste puhelimineen sekä muine tarpeellisine työkaluineen. Lisäksi työntekijä tarvitsee pääsyt yrityksen tiloihin ja eri tietojärjestelmiin. Myös perehdytys uusiin työtehtäviin, palkanmaksu ja työterveysasiat ovat työlistalla. Edellä kuvatulla älykkään automaation toimintamallilla myös nämä asiat tulevat hoidettua määräajassa ja hallitusti. Ihminen tekee päätökset ja opastaa, koneelle jää rutiinien hoito.

Mitä on älykäs automaatio

Älykästä automaatiota voidaan hyödyntää mm. uuden työntekijän saapuessa yritykseen.

 

Näitä esimerkkejä on helposti löydettävissä niin asiakaspalvelusta kuin tieto-, talous-, henkilöstö ja toimitusketjujen hallinnasta. Sitä mukaa kun tekniikka tulee tutummaksi kohteet tulevat entistä silmiinpistävämmiksi.

Älykäs automaatio muuttuu älykkäämmäksi joka päivä ja olenkin vain kevyesti kuvannut ideaa tällä kirjoituksella. Nyt jos alat ajatella, että älykäs automaatio voi muuttaa myös teidän toimintaanne ja toimialaanne, olet oikealla tiellä. Seuraavaksi sinun kannattaa lähteä laatimaan toimintasuunnitelmaa, joka tunnistaa nämä uuden teknologian mahdollisuudet. Me Festumilla autamme tässä mielellämme.

 

Aiheeseen liittyvää:

Kofaxin älykkään automaation alusta: Katso lisää

 

Lataa ilmainen älykäs automaatio -materiaali sähköpostiisi


Visma Hausvise Oy

Email: laskutus.hausvise@visma.com

Pori

Isolinnankatu 22 B
28100 PORI

Tampere

Naulakatu 3
33100 Tampere

Tilaa kuukausittainen uutiskirje

Tilaa uutiskirjeemme sähköpostiisi