FESTUM SOFTWARE

Keskity siihen, missä olet paras

Tieto jumissa dokumenteilla? Anna koneälyn auttaa.

Koneälyn hyödyntämisestä dokumenttiprosesseissa

Asiakkaiden, kumppaneiden ja viranomaisten kanssa asioita hoidettaessa toimitaan usein sähköpostien, paperien ja lomakepalveluiden kautta. Kuitenkin niin kauan kuin tieto on dokumenteilla, on se tietojärjestelmien ja ohjelmistorobotittien osalta tavoittamattomissa ja täten arvotonta. Automaatio ei käynnisty, lasku jää maksamatta, tilaus toimittamatta, potilas hoitamatta. Kuitenkin tehokkuutta tavoiteltaessa nopeus on valttia.

Miten sitten hallitset kokonaisuuden ja automatisoit prosessin alkumetrit?

 

Ahkera tekee itse

Jos halvin ja helpoin vaihtoehto on unohtaa automaatio ja tehdä tiedon keruu ja kirjaaminen käsityönä oman toimen ohella, niin tällöin kellon ympäri toimiva palvelu, työn tekemisen tehokkuus, virheettömyys tai työtyytyväisyys eivät ehkä ole vielä olleet agendalla. Tällöin on ehkä vielä aikaa tehdä koneelle ominaisia töitä ihmisvoimin, automatisoitavat volyymit saattavat olla pieniä tai asiakokonaisuudet automatisoinnin kannalta liian monimutkaisia. Näitä kriteereitä kannattaa kuitenkin tarkastella kriittisesti silloin tällöin, sillä tekniikka ja sen mahdollisuudet saattavat yllättää. Joskus tekemällä vähemmän saa tuloksia aikaiseksi enemmän.

 

Liiketoimintaan keskittyvä ulkoistaa 

Jos tiedon käsin kirjaamisessa kyse ei ole ydinliiketoiminnasta, saattaa helpointa olla unohtaa koko kirjausvaihe ja ulkoistaa toiminto. Tämän seurauksena johtamisongelmat poistuvat ja data on käytettävissä miltei kuin se olisi sanomavälityksen kautta saatavissa. Haasteena kannattaa varautua inhimillisten virheiden, poikkeustapauksien ja vaikeiden asioiden tuomiin selvittelytöihin sekä prosessien välisiin siiloutumisiin. Edelleen kuitenkin tarvitaan omaa osaamista ja ulkoistamalla laskuskannauksen et saa tilausvahvistusten tai toimeksiantojen käsittelyä kuntoon – kokonaisuus unohtuu. Myös olemassa olevan CRM/ERP tiedon hyödyntäminen validoinnissa ja tätä kautta nopeus ja laatu edun hyödynnettävyys jäävät saavuttamatta.

 

Fiksu hyödyntää tekniikkaa

Jos toimintaa kehitetään tietotekniikan avulla, niin tällöin luontevin tapa on hoitaa koko prosessin automatisointi alusta alkaen tietotekniikan keinoin – monikanavaisuuden ja koneoppimisen avulla:

  • Monikanavaisuudessa mahdollistetaan asiakirjojen vastaanotto liiketoiminnalle ja asiakkaalle sopivalla tavalla (s-posti, paperi, mobiili…), ottamatta kantaa asiakirjan sisältöön (tilausvahvistus, toimeksianto, todistus, lasku…)
  • Koneoppimisessa luodaan tilanne, jossa kone oppii toistuvista tapahtumista ja jossa tiedon keruu asiakirjoilta pyritään automatisoimaan mahdollisimman korkealla tasolla.

Tekniikan murros tälläkin alueella on ollut nopeaa ja ajatuksena pitäisikin muistaa hyödyntää koneita siinä, missä ne ovat parhaimmillaan. Koska nykytekniikka on ketterää, voidaan toimintaa kehittää liiketoiminnan ja ihmisten kautta. Sitä mukaan, kun organisaatio on valmis, voidaan automatisointia viedä eteenpäin ilman jättimäisiä ICT hankkeita. Eli kuten norsukin syödään pala kerrallaan, myös prosessien automatisoinnissa tärkeää on aloittaminen ja toimintojen läpikäynti yksi kerrallaan. Tällöin kiireenkin keskellä päästään tekemään suuria tuloksia.

Olen ollut mukana koneoppisprojekteissa jo yli kymmen vuoden ajan. Positiivisella mielenkiinnolla seuraankin mitä koneoppimis ja tekoäly alueella tapahtuu seuraavan kymmenen vuoden aikana – hankkeet joissa olen päässyt olemaan mukana ovat olleet erittäin kiehtovia.

 

Jorma Messo

Liiketoimintajohtaja

Festum Software Oy

Puh: 0207 909 700 
Email: info@festum.fi

Pori

Isolinnankatu 22B
28100 PORI

Vantaa

Äyritie 8 E
01510 VANTAA

Tilaa kuukausittainen uutiskirje

Tiivistämme ajankohtaisimmat uutiset meiltä ja maailmalta.