Ohjelmistorobotiikan kustannukset ja hyötyjen mittaaminen

Uuden tekniikan, kuten ohjelmistorobotiikan, käyttöönotto edellyttää tutkimusta, rahallisia investointeja ja vaivannäköä. Uuden tekniikan perustelemiseksi tarvitaan yleensä perusteltu liiketoimintapäätös, joka osoittaa investoinnille sijoitetun pääoman tuottoprosentin. Yleensä tehtävät investointipäätökset ovatkin rahallisesti ja laskennallisesti helposti mitattavissa ja perusteltavissa.

Mutta entäpä hyödyt ja arvo liiketoiminnalle?

Ohjelmistorobotin alkuperäinen tavoite saattaa olla ajan säästäminen tietoja syötettäessä. Säästetyn ajan lisäksi vastaan tulee yllättäviä hyötyjä. Havaitaan, että työntekijöillä on automaation toteutuksen jälkeen enemmän aikaa omistautua ydintehtäviin. Huomataan myös laskutuksen, asiakastyytyväisyyden ja työntekijätyytyväisyyden parantuneen.

RPA:n käyttöönotossa on harvoin kyse yksittäisestä projektista, vaan yleensä kyseessä on halu päivittää vanhentuneita työtapoja laajemmin organisaation eri osa-alueilla. Ensimmäiset robotit saattavat olla toiminnoiltaan ja hyödyiltään vaatimattomia, mutta tekniikan ja toimintamallien tultua tutuiksi mahdollisuudet kasvavat ja hyödyt kertaantuvat. Samalla tietoa muutoksen vaikutuksellisuudesta voidaan kerätä, mutta tehdäänkö sitä ja seurataanko sitä systemaattisesti?

Mitä et pysty mittaamaan, sitä et myöskään pysty parantamaan

Panostaminen RPA:n avulla tapahtuvaan työtapojen uudistamiseen helpottuu huomattavasti, jos saavutetut hyödyt eivät perustu tuntemuksiin ja vakuutteluihin, vaan reaaliaikaiseen tietoon. Parhaat organisaatiot mittaavatkin RPA:n tuottamien hyötyjen kehitystä sekä ohjaavat toimintaa mittareiden avulla.

Näihin KPI eli suorituskykymittareihin on hyvä sisällyttää kustannukset, yhdistetyt edut ja strategiset hyödyt.  Käytännössä vapautuneen työajan lisäksi kannattaakin lähteä seuraamaan asiakas- ja työntekijätyytyväisyyttä, mutta myös laadullisia tekijöitä, kuten esim. läpimenoaikoja tai virheiden määrää.

KPI-mittaristoa käyttöönottaessa

• ota mittaristo huomioon heti alkumetreillä ja olennaiseksi osaksi RPA perusprosessia
  • Johtamisen apuvälineenä toimimisen lisäksi hyvin toteutettu mittaristo helpottaa myös oikeiden automatisoitavien kohteiden havainnoinnissa ja valinnassa. KPI-ajattelumalli olisikin hyvä nivoa osaksi ideasta toteutukseen -kehitysketjua.

• toimi ketterästi äläkä tee mittaristosta liian monimutkaista
  • Erilaiset prosessit saattavat vaatia erilaisia lähestymistapoja. Jotkut prosessit ovat yksinkertaisia ja suoraviivaisia, toiset vaikuttavat koko organisaatioon, ylittäen jopa selvästi niiden toiminnalliset rajat. Mieti kuitenkin, mikä sinulle on kehityksessä olennaista.

• käytä valmiita työkaluja ja malleja.

Omassa palvelussamme olemme pyrkineet madaltamaan kynnystä myös tämän toiminnan osan kehittämisessä. RPA:n KPI-mittaristo onkin yksi olennainen osa olemassa olevaa ohjelmistorobotiikan työkalupakkiamme.

Olemme täällä auttamassa! Ota yhteyttä milloin tahansa.