FESTUM SOFTWARE

Keskity siihen, missä olet paras

Tee digitaalisten prosessien automatisoinnista helppoa Kofax TotalAgilityn avulla

Hyödynnä Kofax TotalAqilityn Quick Workflow -toiminnallisuutta työssäsi

Joitakin aikoja sitten kirjoitin blogikirjoituksen Ensimmäistä robottia tekemässä, jossa demosin yksinkertaista tehtävän automatisointia ohjelmistorobotin avulla. Nyt on aika siirtyä kokeilemaan, miten kokonaisen prosessin automatisoinnin toteutus onnistuu.

Aihe liittyy myös aikaisempaan Mitä on älykäs automaatio? -blogiini, jossa pyrin hahmottamaan liiketoimintaprosessien automatisointia yleisellä tasolla. Tässä harjoitteessa taas näytän käytännössä, kuinka helposti yksinkertaisia prosesseja voidaan automatisoida liiketoiminnan osaajan opeilla.

Työkaluksi valikoitui Kofax TotalAgility (KTA). KTA mahdollistaa erityyppisten teknologioiden ja järjestelmien helpon yhdistämisen keskenään ja automatisoidun kokonaisuuden tuonnin osaksi arjen työtä (lomakkeet, työjonot, sähköpostit, dokumentit…). Tässä blogissa kuvatun harjoitteen mukainen prosessi sisältää yksinkertaisen hyväksyntäketjun toteutuksen KTA:n avulla.

 

Kofax TotalAgility

KTA on toiminnallisuuksiltaan sangen laaja ja monipuolinen. Käyttöönottoa ovatkin helpottamassa Quick-moduulit, jotka mahdollistavat käyttäjille prosessien kehittämisen ilman koodausta vaativaa erityisosaamista.

 

Lähdetään liikkeelle opinnoilla

Kofax tarjoaa koulutusportaalinsa (Kofax Learning Cloud) kautta sekä ilmaisia että maksullisia kursseja.

Total Agility -koulutuspolusta löytyy useita perustason kursseja. Koska KTA-alustan idea oli minulle entuudestaan tuttu, keskityin opinnoissani ilmaiseen Citizen Developer | Apps | Quick Workflow –kurssiin, jossa käydään läpi perustoiminnallisuudet työnkulun rakentamiselle.

KTA

 

Tehokasta kurssiaikaa minulta meni ehkä noin parin tunnin verran, jonka jälkeen sain lopuksi ilmoituksen moduulin suorittamisesta:

(Hyvän kuvan kurssimateriaalista saa myös seuraavasta videosta: Kofax TotalAgility Quick Workflow: Home Loan / Mortgage PreQualification (kofaxdemocenter.com))

 

Työnkulun automatisointi

Opastuksen jälkeen olinkin valmis luomaan ensimmäisen omaehtoisen työnkulun. Valitsin toteutettavaksi helpon ja tutunomaisen prosessin: investointiehdotuksen teon.

Koska järjestelmä oli minulla jo valmiiksi käytettävissä, riitti kun käynnistin KTA:n selaimella ja valitsin ”Quick Workflow” -painikkeen takaa ”luo uusi Workflow”.

Tämän jälkeen minulle aukesi seuraava valikko:

 

”Workflow details” -valikon alta pääsin ensimmäiseksi luomaan tietokentät, joita hakemuksen teossa tarvitaan (kenen tekemä hakemus on, mitä hankitaan, mitä hankinta maksaa, tarkastus- ja hyväksyntä tiedot, jne.):

 

Tämän jälkeen siirryin Workflow-puolelle rakennustalkoisiin:

 

Start dialogin sinistä ”+” -painiketta painamalla pääsin luomaan ensimmäisen toiminnallisuuden, johon määrittelin investoinnin perustietojen kyselyn (Request data):

 

Vastaavasti loin uuden toiminnallisuuden ensimmäiselle hyväksynnälle, jossa näytetään ehdotus perusteluineen (Display data) ja kysytään hyväksyntä (Request data):

 

Tämän jälkeen loin säännön, jossa hyväksyntä tarkistetaan ja päätös ohjataan eteenpäin. Prosessikaavio sekä sääntö tulivat näkyviin seuraavasti:

 

Jatkoin luomalla lopulliselle hyväksyjälle vastaavan hyväksyntäkyselyn sekä loin myös ilmoituksen, josta näkee tarkastus- ja päätöksentekoketjun.

 

Koska myös hylkäyspäätös pitää kertoa, liitin nuolilla myös hylkäyspäätökset osaksi ilmoitusta ja päätin prosessin.

 

 

Seuraavaksi tallensin tehdyt muutokset ja julkaisin ensimmäisen version työstä.

Tämän jälkeen löysin Quick Workfowsta luomani toiminnon uuden investointiehdotuksen tekemiseksi ja pääsin täyttämään ehdotuksen seuraavasti:

 

Muutaman lomaketäytön ja tarkastuksen/hyväksynnän jälkeen statistiikka näytti seuraavalta:

Etenemistä voidaan seurata vaiheittain. Lisäksi yksittäisten töiden sisältämät tiedot ovat helposti läpikäytävissä jälkikäteen.

 

Testausvaiheessa perusprosessi toimi hienosti, vaikka lomakkeet olivatkin hieman koruttomia ja hälytykset puuttuivat.

Seuraavaksi voisin joko itse palata projektille, muokata käyttäjä- ja ryhmäoikeuksia sekä lisätä muita perustoiminnallisuuksia tai pyytää asiantuntijaa avuksi lisäämään työnkulkuun esimerkiksi:

  • Sähköposti-ilmoitukset etenemisestä:

Kofax TotalAgility

 

  • Visuaalisuutta lomakkeiden ulkoasuun, esimerkiksi yrityksen graafisen ohjeistuksen mukaisesti:

 

  • Säännöstöjä hyväksyntärajoista liittyen asemaan, organisaatiorakenteisiin tai esimerkiksi hankintatyyppeihin.

 

Yhteenveto prosessin toteutuksesta

Tarkoitus edellä mainitussa esimerkkitoteutuksessa oli saada näkemystä siitä, mihin saakka peruskäyttäjä voi itsenäisesti toteuttaa prosessiautomaatiota. Kun käyttäjä pääsee kiinni yksinkertaisten automaatioiden toteutuksesta, herättää se nopeasti uusia ajatuksia low-code -tyyppisen liiketoimintakehittämisen mahdollisuuksista niin yritysten sisäisissä kuin ulkoisissakin prosesseissa.

KTA mahdollistaa näppärän tavan toteuttaa erityyppisiä prosessien ohjauksia. Oheinen esimerkki oli puhtaasti ihmislähtöinen, mutta varsinkin yhdistettäessä ihmisen ja koneen kyvykkyydet samaan prosessiin tulevat KTA:n vahvuudet korostetusti esille. KTA sisältääkin laajan määrän eri toiminnallisuuksia ja niistä kaikista perille pääseminen edellyttää jo hieman syvällisempää opiskelua ja osaamista kuin mitä kahden tunnin pikakurssi tarjoaa.

Perusprosessin teko työkalun avulla oli nopeaa. Edellä kuvattu työnkulku tuli tehtyä vain noin 20 minuutissa ja ilman ”demoefektejä”. Lopullinen toteutus toki vaatii viimeistelyä ainakin otsikoinnin, käyttöoikeuksien ja ryhmien määrittelyjen (AD-integrointi) osalta, mutta nämä täydennykset voidaan helposti tehdä itse tai ulkoistaa asiantuntijalle.

 

Kofax KTA:n Quick Workflow on helppo työkalu nopeaan prossien omatoimiseen automatisointiin. Toimintaa kehitettäessä se soveltuu hyvin myös prosessien kuvaamiseen ja uusien toimintamallien testaukseen liiketoiminnan ehdoin. Laajempia kokonaisuuksia kehitettäessä varsinaisen jatkokehityksen toteutus voidaan jättää asiantuntijoiden tehtäväksi. Esimerkki vaativammasta tehtävästä voi olla mm. investointiehdotuksen yhdistäminen käytössä olevaan hankintaportaaliin, jota kautta ohjelmistorobotti hoitaa hyväksyttyjen työasemalaitteiden tilaukset.

 

Kirjoittaja: Jorma Messo

Ota yhteyttä

Tutustu myös

Visma Hausvise Oy

Email: laskutus.hausvise@visma.com

Pori

Isolinnankatu 22 B
28100 PORI

Tampere

Naulakatu 3
33100 Tampere

Tilaa kuukausittainen uutiskirje

Tilaa uutiskirjeemme sähköpostiisi