FESTUM SOFTWARE

Keskity siihen, missä olet paras

Työntekoa hybridisti

 

Asiantuntijat eri toimialoilta pohtivat työn tekemisessä tapahtuneita muutoksia. Viimeisen puolentoista vuoden aikana tapahtunut digiloikka etätyön tekemiseen on mahdollistanut paljon, mutta mitkä vaikutukset pitkäaikaisella ja jopa totaalisella etätyöllä on yksittäiseen henkilöön sekä yrityksiin, joissa liiketoimintamallit on rakennettu tukemaan tiimityötä?

Koronaviruksen aiheuttama yleinen etätyösuositus on pakottanut yritykset miettimään omaa tekemistään. Etätyöhön siirtyminen Festum Software Oy:ssa tapahtui kertarysäyksellä, tosin yli puolet henkilöstöstä oli tehnyt etätyöitä jo aikaisemmin ja kaikkien kanssa oli etätyön tekemisestä sovittu erillisellä etätyösopimuksella.

Siirtyminen täydelliseen etätyöhön pois toimitiloista, jotka ovat suunniteltu palvelemaan ketterää tiimityötä, sujui meidän tapauksessamme hyvinkin saumattomasti. Henkilöstö on hyvin digi-orientoitunutta sekä erittäin sitoutunutta työhönsä. Näennäisesti ei siis ole mitään ongelmaa, eikä ongelmia tarvitse hakea vielä tänäänkään, puolentoista vuoden etätyön alkamisen jälkeen.

Mutta miten tästä eteenpäin mennään? Toimitilat on edelleen mitoitettu isolle joukolle henkilöstöä ja työskentelytavat on rakennettu tukemaan ketterää tiimityötä, mutta osa henkilöstöstä on käynyt toimistolla vain joululounaalla tai nopeasti hakemassa jonkun työvälineen, joka tilattiin kotitoimistoon. Työt on hoidettu kuitenkin moitteetta, vaikka toimistolla onkin ollut paikkoja runsaasti vapaana.

 

Kohtaamiset etänä ja livenä

Kotitoimisto on rakennettu osin yhtiön toimesta vastaavaksi paikaksi kuin konttori. Mutta löytyykö kuitenkaan kaikki vastaava kotoa? Ei taida ihan löytyä. Vaikka Teams on ahkerasti käytössä ja työt tehdään hienosti, jotain puuttuu ja se jokin on hyvin inhimillinen asia eli live-kontaktit.

Itse pääsin pari viikkoa sitten ensimmäiseen asiakastapaamiseen asiakkaan luo ja se oli kyllä loistavaa! On niin paljon helpompaa ja mukavampaa huomata vastapuolen reaktiot, kulmien kohotukset, innostuneet elkeet tai vaikka Teamsissa helposti piiloon jäävän turhautumisen. Toki aivan kaikki näistä reaktioista eivät ensimmäisessä tapaamisessa toteutuneet.

Toimistolla tulee pitkin päivää viestittyä suullisesti asioista, jotka eivät sillä hetkellä välttämättä tunnu isoilta asioilta. Usein nämä asiat tuntuvatkin etätyössä niin pieniltä, ettei niillä nyt viitsi häiritä toista esimerkiksi Teamsin kautta. Toimistolla asian voi huikata kollegalle kahvitauon aikana tai muuten ohi kulkiessa ja helposti ratkoa samalla esimerkiksi pienen yhteisen ongelman tai jakaa työkaverille oman murheensa tai hienon hetkensä. Tehdäänkö nämä samat asiat yhtä spontaanisti Teamsissa, epäilen!

Vaikka Teams-tapaamisia pidetään pitkin päivää ja tuntuu, että asiat saadaan lopulta työkaverin kanssa hoidettua myös etänä, niin silti väitän, ettei aitoa ihmiskontaktia korvaa mikään digitaalinen väline!

 

Paluu toimistolle

Paluu työpaikoille on edessä monella työntekijällä ja työyhteisöllä.  Valtakunnallinen laaja etätyösuositus on myös päättymässä. Paluu täydellisestä tai lähes täydestä etätyöstä täyteen työviikkoon toimistolla tuntuu monesta todella isolta ja raskaalta muutokselta sekä mahdollisesti myös turhaltakin asialta. Miksi pitäisi palata täysin toimistolle, kun puolitoista vuotta työt ovat sujuneet hienosti kotoa käsin? Työmatkan vaatima aika, vaikka se ei pitkä olisikaan, on nyt vapautunut esimerkiksi pidempään yöuneen, eikä huonolla kelillä ole tarvinnut lähteä auton rattiin yms. Etätyössä on paljon positiivisia ja myös yksilötasolla hyviä ja kuormittavuutta helpottavia asioita.

Onneksi puhutaan paljon hybridimallista. Työtä voi perustellusti ja hyväksytysti tehdä osan viikkoa kotitoimistolta ja osan viikkoa toimistolta käsin. Tämä on mahtava malli, josta kaikki osapuolet hyötyvät. Toimistolla kollegat kohtaavat, esimiehet kohtaavat työntekijät ja työyhteisö rakentuu taas vahvemmaksi yhteisöksi – osin kasvokkain ja osin digitaalisesti.  Kasvokkain huomataan helpommin työkaverin reaktiot ja jaetaan työn henkinen kuormittuvuus, kehittäen omaa ja yrityksen työn tekemisen kulttuuria ja työtapoja. Kotitoimistolla voi taas rauhassa keskittyä vain omaan työntekoon ilman toimiston häiriötekijöitä. Näinhän tehtiin jo ennen koronaakin, moni työntekijä jäi kotitoimistolle tekemään rutiinitöitä tai toteuttamaan keskittymistä vaativia tehtäviä esim. koulutusmateriaalin tekemistä tai muuta itsenäistä työtä.

 

Hybridimalli

Itse olen tehnyt työtä hybridimallilla vuodesta 2015, noin kolme päivää kotoa käsin ja kaksi päivää toimistolla. Tähän on ollut syynä pitkä matka toimistolle. Enää pitkä matka ei ole ainoa syy tai mahdollisuus etätyöhön.

Hybridimallin mukaiset toimintatavat eivät kuitenkaan ole yksinkertaisia eivätkä ne synny itsestään. Meidänkin yrityksessämme mietitään, miten yhdistämme ketterän tiimityön hybridimalliseen työskentelyyn myös tulevaisuudessa. Tarvitaan entistä parempaa digitaalista vuorovaikutusta sekä yrityksen sisällä että asiakkaiden kanssa. Digitaalista vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa olemme tehneet jo kauan ennen pandemiaa. Olemme mm. kouluttaneet asiakkaita etänä, mutta aina välillä olemme nähneet heitä myös kasvokkain. Nämä livenä tapahtuvat kohtaamiset ovat tuntuneet tosi hienoilta ja antoisilta tapaamisilta, vaikka yhteen asiakastapaamiseen saattaisikin mennä koko työpäivä matka-ajan kanssa.

Toimistolle palaaminen on kuulostanut aika määräävältä ja jopa radikaalilta lauseelta, kun olen sen sanonut henkilöstöllemme useampaan kertaan viimeisen puolen vuoden aikana. Mutta mitä on toimistolle palaaminen? Meidän yrityksessämme se on yhtiön parhaaksi tehtävää toimintakulttuurin rakentamista, jossa huomioidaan työntekijän mahdollisuudet parhaaseen mahdolliseen työssä viihtyvyyteen ja työssä jaksamiseen, ja jossa työnteon paikkoina ovat yhteisen toimiston lisäksi myös koti tai vapaa-ajan asunto.

 

Kirjoittaja: Minna Halonen

Visma Hausvise Oy

Email: laskutus.hausvise@visma.com

Pori

Isolinnankatu 22 B
28100 PORI

Tampere

Naulakatu 3
33100 Tampere

Tilaa kuukausittainen uutiskirje

Tilaa uutiskirjeemme sähköpostiisi