FESTUM SOFTWARE

Keskity siihen, missä olet paras

Uusi isännöintijärjestelmä – avain muutokseen

Uusi isännöintijärjestelmä

Kuluvana vuonna on isännöintitoimistoissa jälleen keskusteltu tutuista aiheista toimialan ympärillä. Muun muassa digitalisaatio, tehokkuus sekä ASREK (osakehuoneistorekisteri) ovat kaikille tuttuja termejä. Iloksemme olemme saaneet olla useiden alan toimijoiden kanssa mukana keskusteluissa, joissa kyseisiä termejä on purettu auki. Näissä keskusteluissa mukaan on noussut entistä vahvemmin niin asiakas- kuin työntekijäkokemuskin.

Isännöintialan digitalisaatioon ja sen kehittymiseen liittyen on keskusteluissa useasti noussut esille seuraavanlaisia kysymyksiä: Miten isännöintiyritykset voivat tehokkaasti siirtyä vanhoista työkaluista nykyaikaisiin ratkaisuihin ja toimintatapoihin? Onko tämän siirtymän tuoman muutoksen avain suoraan modernin isännöintijärjestelmän hankinnassa ja mitä järjestelmää vaihtaessa tulisi huomioida?

Onkin tärkeää muistaa, että organisaation toimintatapojen muutos ei tapahdu pelkästään uudella järjestelmällä, vaan se vaatii sitoutumista niin isännöintiyrityksen johdolta kuin työntekijöiltäkin.

 

Mitä tulisi ottaa huomioon uutta isännöintijärjestelmää hankkiessa

Monesti järjestelmäasioita miettiessä keskitytään ensimmäiseksi siihen, mitä ominaisuuksia markkinoilla olevissa järjestelmissä on, miltä ne näyttävät tai mitä ne maksavat. Kaikki nämä ovat toki tärkeitä kysymyksiä, mutta on olemassa myös muita asioita, joita olisi hyvä pysähtyä miettimään ennen hankintapäätöstä.

Mitä järjestelmää/järjestelmiä käytämme tällä hetkellä? Mitä haasteita tai kehitettävää tunnistamme isännöintitoimiston ja taloyhtiöiden/asukkaiden arjessa? Johtuvatko haasteet järjestelmistä, vai tulisiko toimintatapoja tarkastella? Mitä haluamme saavuttaa järjestelmän vaihdolla lyhyellä ja pitkällä aikavälillä?

Usein ajan saatossa organisaatioiden sisälle on muodostunut erilaisia tapoja toimia, ja tässä piilee monesti vaikeus muutostilanteen edessä. Toimintatapoja tulisi käydä entistä avoimemmin läpi ja niitä tulisi tarkastella kokonaisuutena. Mitkä osa-alueet toimivat, onko meillä organisaation sisällä useita erilaisia tapoja toimia, voidaanko joitain asioita tehdä sittenkin eri tavalla ja ennen kaikkea yhtenäisesti?

Eli ”mitä sillä järjestelmällä tehdään?” kysymyksen lisäksi tulisi järjestelmää hankkiessa kiinnittää huomiota kysymykseen ”miten sillä tehdään?”. Parhaimmillaan uusi järjestelmä mukautuu hyviksi havaittuihin toimintatapoihin, mutta myös luo uusia näkökulmia ja toimintatapoja, joilla voidaan säästää sekä aikaa että rahaa. Uuden, sinällään hyvänkin järjestelmän hyödyt jäävät monesti saavuttamatta, mikäli uutta järjestelmää käytetään vanhojen toimintatapojen mukaan.

 

Palvelut saataville rajapintojen avulla

Niin isännöintitoimistolla kuin taloyhtiölläkin on palveluita ja yhteistyökumppaneita, joiden kanssa asioidaan päivittäin. Esimerkkejä näistä ovat huoltoyhtiöt, kiinteistötietorekisterit sekä erilaiset mittarit ja sensorit. Näiden yhteistyökumppaneiden ja palveluiden vaatima ja toimittama data halutaan yleensä osaksi isännöintijärjestelmää ja sen toimintaa.

Ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista, että isännöintijärjestelmän toimittaja lähtisi itse tuottamaan esim. vedenmittauspalveluita, tai mittaripalvelun tarjoaja isännöintijärjestelmää. Fiksumpaa on, kun jokainen toimija keskittyy omiin vahvuusalueisiinsa, jolloin käytössä on kaikilta osa-alueilta ne parhaat mahdolliset osaajat.

Oleellista kuitenkin on, että myös nämä palvelut voidaan liittää nykyaikaisilla rajapinnoilla osaksi isännöintijärjestelmää siten, että tietoa ei vain tuoda paikasta A paikkaan B, vaan se yhdistetään osaksi isännöinnin ja taloyhtiön arkea. Näin tieto on keskitetysti saatavilla yhdestä järjestelmästä ja eri toimijoiden palveluita sekä dataa pystytään hyödyntämään myös ristiin toistensa kanssa.

Kannattaa siis käydä läpi myös ne isännöinnin ja taloyhtiön käyttämät kumppanit ja palvelut, ja keskustella isännöintijärjestelmän toimittajan kanssa siitä, miten nämä palvelut voidaan yhdistää yhdeksi selkeäksi kokonaisuudeksi.

Uusi järjestelmä ja uudet toimintatavat eivät jalkaudu toimivaksi osaksi organisaatiota vain sillä, että ohjelmisto on avattu käyttöön. Mitä käyttöönotossa tulisi sitten huomioida? Palataan tähän seuraavassa blogissa.

 

Hausvise on Festum Softwaren uuden ajan isännöintijärjestelmä, joka auttaa parantamaan tiedonkulkua asukkaan, isännöintitoimiston ja arjen sidosryhmät kuten huoltoyhtiön samaan järjestelmään.

Lue lisää Hausvisesta: https://hausvise.fi/hausvise/

 

Kirjoittaja on Festum Softwaren myyntipäällikkö Petri Harjula.

Festum Software Oy

Puh: 0207 909 700 
Email: info@festum.fi

Pori

Isolinnankatu 22 B
28100 PORI

Tampere

Pyhäjärvenkatu 5 B
33200 Tampere

Vantaa

Äyritie 8 E
01510 VANTAA

Tilaa kuukausittainen uutiskirje

Tiivistämme ajankohtaisimmat uutiset meiltä ja maailmalta.