FESTUM SOFTWARE

Keskity siihen, missä olet paras

Vieraskynä: Talon tapoja uudistamassa

Suomalaisissa taloyhtiöissä toimitaan edelleen hyvin perinteisillä tavoilla, mitä tulee viestintään ja tiedonvaihtamiseen. Paperiposti, sähköposti ja puhelin ovat vielä valitettavan usein prioriteettijärjestys, kun isännöintiyritys kommunikoi osakkaiden kanssa eri asioista. Digitaalisuuden tuomat hyödyt koetaan vielä usein vieraina.

Olemme meillä Isännöintiliitossa tutkineet asiaa paljon ja pyrkineet osaltamme kannustamaan isännöintiyrityksiä uudistamaan perusprosessejaan entistä enemmän sähköisiksi. Suomalaisissa taloyhtiöissä on digitaalisuutta pyritty hyödyntämään toki jo vuosia esimerkiksi taloyhtiön omilla verkkosivuilla. Valitettavan usein sivujen ylläpito on kuitenkin sälytetty yhden aktiivisen osakkaan vastuulle. Isännöitsijällä itsellään ei siis useinkaan ole pääsyä tällaisen harrastelijamaisen sivuston ylläpitoon ollenkaan. Pikkuhiljaa sivuston sisällöt alkavat rapautua ja vanhentua. Kohta sivuilla ei käy enää kukaan ja koko sivusto menettää merkityksensä. Sama käy myös helposti sosiaalisen median ryhmille.

Jotta verkkopalvelun sisällöt pysyisivät ajan tasalla, vaatii tämä kuitenkin aina ammattimaista ylläpitoa. Ammattimaisessa mallissa verkkopalvelun ylläpitäjän ja palveluntarjoajan tulee olla aina isännöintiyritys. Asetelma on siis välillä nurinkurinen, jos ylläpito tapahtuu osakkaiden toimesta. Vielä nurinkurisemmaksi tilanne muuttuu, kun osakkaat kehottavat isännöitsijää käyttämään taloyhtiön itse ylläpitämää verkkosivustoa tiedon jakamiseen tai vaativat tätä siirtämään asiakirjoja tai dokumentteja hallituksen käyttämään pilvipalveluun. Tarkoitus on siis todella hyvä, mutta asetelma väärinpäin. Jos ajatellaan tilannetta, jossa isännöitsijä opettelisi jokaisen isännöimänsä taloyhtiönsä kanssa aina oman, erillisen toimintamallin (vaikkapa dokumenttien tallentamisen kanssa), muodostuisi tästä silpusta nopeasti kaaos. Joka kerta puhelimen soidessa pitäisi siis muistaa, mitä tämän ko. yhtiön kanssa on sovittu. Tällöin ei voitaisi varmaankaan puhua enää tilanteen johtamisesta ja yhtenäisistä toimintamalleista.

Edellä kuvattu kokonaisuus on kuitenkin valitettavan usein totta. Miten tuollaisen kaaoksen voisi sitten taklata? Jos asetelman kääntää toisinpäin, alkaa tapahtua. Kutsun tätä ”talon tavaksi”. Talon tapa tarkoittaa lyhyesti yhtä, yhtenäistä toimintamallia kaikille asiakasyhtiöille. Jos huomaat omassa yrityksessäsi toimittavan ns. villisti ja eri toimintamalleilla taloyhtiöstä riippuen, on tämä ensimmäinen asia, joka tulisi korjata. Tämä on käytännössä ensimmäinen askel johdonmukaiseen työskentelytapaan.

Usein talon tapa tulee mietintöön siinä vaiheessa, kun isännöintiyritys on uudistamassa taustajärjestelmiään. Tällöin keskusteluihin nousee myös omien toimintamallien ja prosessien uudistamiseen liittyvät asiat. Sen sijaan, että automaattisesti hyväksytään vaikkapa asiakasyhtiön ehdottaman tiedostojakopalvelun käyttö enää jatkossa, tulee isännöintiyrityksessä olla tämän osalta oma ratkaisu valmiina.

Festum ja Isännöintiliitto ovat tehneet yhteistyötä uuden Hausvise-sovelluksen osalta Kiihdyttämö-projektissa. Olen saanut ilokseni olla mukana tässä mielenkiintoisessa projektissa, jossa kehitimme sovellusta ns. sisältönäkökulmalla. Käytännössä Hausviseen on esiasennettuina Isännöintiliiton tuottamia sisältöjä (Asumisen tietopankkiKotitalon uutiset jne.). Olen päässyt tässä yhteydessä miettimään esimerkiksi edellä kuvattua viestinnän osa-aluetta hyvinkin käytännönläheisesti. Kun isännöintiyritys tarjoaa automaattisesti Hausvise-viestintäsovelluksen käyttöön kaikille asiakasyhtiöilleen, on tämä ensimmäinen steppi uudistaa ”talon tapoja”. Kun kaikilla osakkailla on käytössään Hausvise-sovellus, muuttuvat esimerkiksi neuvontatilanteet huomattavasti tehokkaammiksi. Sähköpostilla selostamisen sijaan isännöitsijä tarjoaa nyt suoran linkin osakkaalle Hausvise-sovelluksesta löytyvään huoneistoremontti-ohjeistukseen. Ennen tietoa piti ensin etsiä ja sitten kirjoittaa tästä haluamansa kiteytys osakkaan sähköpostiin. Hausvisen prosessi säästää aikaa isännöitsijältä ja osakas oppii uuden ”talon tavan”.  Seuraavan kerran tietoa etsiessään osakas tekee tämän ensin Hausvisen sovelluksen hakutoiminnolla. Haku-toiminto palauttaa mitä suurimmalla todennäköisyydellä selvät ohjeet tilanteessa toimimiseen. Kun info löytyy tätä kautta 24/7, vähentää tämä luonnollisesti  suoraan isännöitsijälle kohdistettuja lisätietopyyntöjä.

Saat Isännöintiliiton tuottamat sisällöt käyttöön olemalla yhteydessä joko Festumin yhteyshenkilöön tai allekirjoittaneeseen. Menestystä talon tapojen rakentamiseen!

Henrik Tuhkanen

Kirjoittaja toimii kehityspäällikkönä Isännöintiliitossa ja kehittää isännöinnin ja taloyhtiöiden sähköistä asiointia paremmaksi.

Festum Software Oy

Puh: 0207 909 700 
Email: info@festum.fi

Pori

Isolinnankatu 22B
28100 PORI

Vantaa

Äyritie 8 E
01510 VANTAA

Tilaa kuukausittainen uutiskirje

Tiivistämme ajankohtaisimmat uutiset meiltä ja maailmalta.